学生達が中心となったこのイベントでは、準備面においてかなりの工夫をする必要がありました。イベント設営の為の資金などはなく、会場の飾りつけに必要なもの等は全て手作りになりました。企画チームのメンバーで少しずつ出し合ったお金、及びStudent Unionから頂いたお金で最低限のものを購入し、ダンボールや新聞などはスーパー等で取り寄せました。

「日本の祭り」を出来る限り演出する為、食べ物売り場や展示コーナーでは屋台、鳥居などの大きい物や、提灯、貼り絵、凧などの小物も全て手作りで行いました。これらのものを作るのにはかなりの時間を要しましたが、ボランティアの殆どが学生だった事もあり、平日に準備の作業を行う事は不可能でした。イベントの2ヶ月程前から毎週金曜日の午後はボランティアの人達が集まり夜遅くまで作業を進めていきました。

日本祭りではステージを使った武術の演武の他にも学生達のみで行った民謡、踊り、ファッションショー、歌などを披露しました。大学のシアタープログラムの協力により、ステージを無料で借りる事が出きました。またステージ照明や音声などの専門の方にも協力を頂きました。これらステージでのパフォーマンスを担当している人達は自分達でビデオなどを入手し、短い時間を使って何度も練習を重ねました。シアタープログラムの専門の方たちにも音声や照明等の打ち合わせ、また地元ナナイモ、及びビクトリアから参加してくれた武術団体の人達とも入念な打つ合わせを重ねました。民謡で使った三味線、そして花笠音頭で使った花笠も全て学生達の手作りで行いました

ボランティアの人達が半年かけて作り上げたイベントを成功させるには、イベントに多くの人達に来てもらう事が何より大切な事だと認識していました。企画チームでは広告担当のグループを作り、ナナイモのメディアには全てフェスティバルの告知をしました。

イベントポスターはナナイモだけでなく、北はキャンベルリバー、南はビクトリアと、ナナイモから車で来れる距離の街には全てポスターを貼りに行きました。地元の小学校から高校にも直接足を運び、イベントのプロモーションをさせてもらいました。　各ボランティアの学生達にも小さいチラシを渡し、そのチラシをナナイモ市内の団体や市民の方々に手渡しイベントの告知を行いました。

またイベントの直前にはナナイモの新聞社にも問い合わせ、イベントの記事を載せて頂きました。その他にラジオ出演やテレビ出演を依頼しイベントのプロモーションを行ってもらいました。2006年にはイベントのウェブサイト（本サイト）を立ち上げ、プロモーションの強化を図りました。さらに2007年はイベント直前に地元テレビ局にイベント告知の為のコマーシャルを撮影してもらいました。このおかげで毎年多くの人達がイベントに訪れ、またイベント当日にもテレビ局からの取材、そして地元新聞にもイベントの模様を取り上げられる事となったのです。