Vancouver Island University (当時の名前はMalaspina University-College)には2004年当時およそ40カ国から1000人近くの留学生が在学していました。　全学生数の10分の1です。日本人留学生もその時は長期、短期留学生を合わせて100人程在学していました。

Malaspina U-Cで旅行学を専攻していた杉脇大輔は、過去にオカナガン大学、そしてアイダホ大学に短期留学をしていた経験があり、その短い留学期間の中でいくつかの異文化交流イベントを見てきました。そのイベントではカナダ/アメリカだけの文化だけでなく、他国から来ている学生達の伝統、文化、食べ物等、初めて海外に来る人達にとっては全てが新しいものばかりでした。

アイダホからナナイモに引越した杉脇は、Malaspina U-Cもこのような異文化交流イベントが頻繁に行われれば、それはMalaspina U-Cに通うカナダ国内の学生、留学生、そしてナナイモのコミュニティーにもいい影響を与えると思いました。　そこで思いついたのが日本祭りでした。

大規模なイベントの企画、運営には必ずその中心となるメンバー作りが必要であり、まずは10人程でイベント企画チームを作りました。その10人が中心となり、イベントでやる内容等を決めました。イベントが大規模になる事を想定し、企画と同時にMalaspina International Departmentに企画書を提出し、イベントの協力を依頼しました。毎週一度企画チームはミーティングを行いイベント内容を決めていきました。イベントは大まかに展示、パフォーマンス、広告、食べ物、そして日本グッズの５つに分けました。

イベント準備の為の資金も全くゼロの状態であったので、企画チームのメンバーがそれぞれお金を出し合い、最低限必要なものを購入し、会場作りに必要な展示品などは、ダンボールを再利用しながら経費を抑えました。

数回のミーティングを重ねた後、企画チームはイベント企画書をInternational Departmentと、Student Unionという部署に提出しました。　その結果双方の部署からイベントの為に基金を頂く事が出来ました。

イベント内容、開催日、開催に向けてのスケジュール組など、全てを計画した後、企画チームは当時MUCに在籍していた日本人留学生にボランティアの呼びかけを行いました。

英語でのミーティング告知のメールを書き、それをInternational Departmentを通じて留学生全員に送ってもらいました。これは日本人の留学生達にボランティアの呼びかけを行う一方、他の留学生には同時にイベントの告知にもなったのです。

ミーティングにはおよそ40人程の日本人留学生達が集まり、企画チームはここでプレゼンテーションを行いました。そこで全員の協力を依頼し、ここから本格的な準備を始める事になったのです。